คู่มือสมรรถนะ(Competency Dictionary)

         ในการนำเครื่องมือสมรรถนะมาใช้ โดยทั่วไปแล้วองค์การจะมีการจัดทำสิ่งที่เรียกว่า “คู่มือสมรรถนะ” (Competency Dictionary) ขึ้นมา เพื่อนำมาใช้เป็นกรอบทิศทางของการบริหารสมรรถนะของบุคลากรในองค์การให้เป็นระบบ  คู่มือสมรรถนะ หมายถึง เนื้อหารายละเอียดของสมรรถนะของบุคลากรที่องค์การกำหนดขึ้นมา  โดยประกอบไปด้วย ชื่อหัวข้อสมรรถนะ  การให้คำนิยามความหมาย  และการกำหนดระดับของสมรรถนะ  เพื่อนำไปใช้เป็นกรอบหรือแนวทางในการนำสมรรถนะไปใช้ในองค์การ ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คู่มือสมรรถนะมักจะประกอบไปด้วยหัวข้อที่สำคัญดังต่อไปนี้

         1. หัวข้อสมรรถนะที่ต้องการ (competency topic) โดยการที่มีการระบุว่า ในคู่มือสมรรถนะขององค์การนี้  จะมีสมรรถนะครอบคลุมในหัวข้อใดบ้าง  เช่น  สมรรถนะทั่วไป ประกอบไปด้วย หัวข้อการให้ความสำคัญต่อลูกค้า  จิตสำนึกของคุณภาพ  ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์  การทำงานเป็นทีม เป็นต้น

         2. คำนิยามของแต่ละหัวข้อสมรรถนะ (competency definition) โดยการระบุให้เห็นว่าในแต่ละหัวข้อสมรรถนะที่องค์การกำหนดไว้นั้น  องค์การให้ความหมายครอบคลุมในเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งเป็นคำนิยามเฉพาะที่องค์การนั้นกำหนดขึ้นมาใช้เอง

         3. จำนวนระดับของสมรรถนะ (competency level/proficiency level) โดยการระบุให้เห็นว่าในหัวข้อสมรรถนะหนึ่งๆ จะมีการแบ่งออกเป็นกี่ระดับ  เช่น จะแบ่งทุกหัวข้อสมรรถนะออกเป็นขีดความสามารถ 5 ระดับ เป็นต้น ทั้งนี้ ระดับขีดความสามารถระดับที่ 5  จะต้องมีรายละเอียดของสมรรถนะที่สูงกว่าระดับขีดความสามารถระดับที่ 4   ระดับขีดความสามารถระดับที่ 4 จะต้องมีรายละเอียดของสมรรถนะที่สูงกว่าระดับขีดความสามารถระดับที่ 3  เป็นลำดับไปเช่นนี้ เป็นต้น      

         4. การจัดทำ Competency Mapping คือ การที่องค์การกำหนดไว้ให้เห็นอย่างชัดเจนว่าพนักงานในแต่ละระดับในองค์การ จะต้องมีขีดความสามารถในระดับใด  ซึ่งเป็นการกำหนดต่อเนื่องจากข้อที่ 3 เช่น หัวข้อสมรรถนะเรื่อง “ความคิดสร้างสรรค์” แบ่งออกเป็น 5 ระดับขีดความสามารถ คือ ระดับ 1   ระดับ 2   ระดับ 3   ระดับ 4   และระดับ 5 ก็มากำหนดให้เห็นว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องมีขีดความสามารถอยู่ในระดับใด