คู่มือสมรรถนะ(Competency Dictionary)
ในการนำเครื่องมือสมรรถนะมาใช้ โดยทั่วไปแล้วองค์การจะมีการจัดทำสิ่งที่เรียกว่า คู่มือสมรรถนะ (Competency Dictionary) ขึ้นมา เพื่อนำมาใช้เป็นกรอบทิศทางของการบริหารสมรรถนะของบุคลากรในองค์การให้เป็นระบบ คู่มือสมรรถนะ หมายถึง เนื้อหารายละเอียดของสมรรถนะของบุคลากรที่องค์การกำหนดขึ้นมา โดยประกอบไปด้วย ชื่อหัวข้อสมรรถนะ การให้คำนิยามความหมาย และการกำหนดระดับของสมรรถนะ เพื่อนำไปใช้เป็นกรอบหรือแนวทางในการนำสมรรถนะไปใช้ในองค์การ ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คู่มือสมรรถนะมักจะประกอบไปด้วยหัวข้อที่สำคัญดังต่อไปนี้
1. หัวข้อสมรรถนะที่ต้องการ (competency topic) โดยการที่มีการระบุว่า ในคู่มือสมรรถนะขององค์การนี้ จะมีสมรรถนะครอบคลุมในหัวข้อใดบ้าง เช่น สมรรถนะทั่วไป ประกอบไปด้วย หัวข้อการให้ความสำคัญต่อลูกค้า จิตสำนึกของคุณภาพ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ การทำงานเป็นทีม เป็นต้น
2. คำนิยามของแต่ละหัวข้อสมรรถนะ (competency definition) โดยการระบุให้เห็นว่าในแต่ละหัวข้อสมรรถนะที่องค์การกำหนดไว้นั้น องค์การให้ความหมายครอบคลุมในเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งเป็นคำนิยามเฉพาะที่องค์การนั้นกำหนดขึ้นมาใช้เอง
3. จำนวนระดับของสมรรถนะ (competency level/proficiency level) โดยการระบุให้เห็นว่าในหัวข้อสมรรถนะหนึ่งๆ จะมีการแบ่งออกเป็นกี่ระดับ เช่น จะแบ่งทุกหัวข้อสมรรถนะออกเป็นขีดความสามารถ 5 ระดับ เป็นต้น ทั้งนี้ ระดับขีดความสามารถระดับที่ 5 จะต้องมีรายละเอียดของสมรรถนะที่สูงกว่าระดับขีดความสามารถระดับที่ 4 ระดับขีดความสามารถระดับที่ 4 จะต้องมีรายละเอียดของสมรรถนะที่สูงกว่าระดับขีดความสามารถระดับที่ 3 เป็นลำดับไปเช่นนี้ เป็นต้น
4. การจัดทำ Competency Mapping คือ การที่องค์การกำหนดไว้ให้เห็นอย่างชัดเจนว่าพนักงานในแต่ละระดับในองค์การ จะต้องมีขีดความสามารถในระดับใด ซึ่งเป็นการกำหนดต่อเนื่องจากข้อที่ 3 เช่น หัวข้อสมรรถนะเรื่อง ความคิดสร้างสรรค์ แบ่งออกเป็น 5 ระดับขีดความสามารถ คือ ระดับ 1 ระดับ 2 ระดับ 3 ระดับ 4 และระดับ 5 ก็มากำหนดให้เห็นว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องมีขีดความสามารถอยู่ในระดับใด
5. คุณลักษณะของสมรรถนะในแต่ละระดับ (competency characteristics) ด้วยการที่ในแต่ละระดับจะต้องมีการอธิบายคุณลักษณะหรือรายละเอียดของสมรรถนะกำกับเอาไว้ด้วย เพื่อให้พนักงานแต่ละคนสามารถทราบได้ว่าองค์การคาดหวังที่จะให้เขามีความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมใดบ้าง และจะเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานที่รับผิดชอบในการพัฒนาบุคลากรด้วย เพราะจะสามารถนำไปใช้เป็นเครื่องมือในการวางแผนหลักสูตรหรือการพัฒนาต่างๆ ให้สอดคล้องกับระดับสมรรถนะที่กำหนดไว้